Maandag 28 november, wordt in De Dolfijn de Algemene Leden Vergadering van Polar Bears gehouden. Vanaf 20.00 uur zijn alle leden van harte welkom.

De algemene vergadering is het hoogste bestuurlijke orgaan van de vereniging. Binnen Polar Bears wordt deze tweemaal per jaar, in voor- en najaar bijeen geroepen.

De vergadering in het voorjaar is vooral toekomstgericht van aard. Ingegaan wordt op het beleid en de doelstellingen voor de komende periode. Daarnaast wordt de begroting en contributie voor het komend verenigingsjaar vastgesteld.
De beleidsnotitie en/of de begroting kunnen worden opgevraagd via secretaris@polarbears.nl of via penningmeester@polarbears.nl.

De vergadering in het najaar heeft vooral het karakter van het afleggen van rekening en verantwoording over het afgelopen verenigingsjaar (1 september 2010 tot en met 31 augustus 2011). Daarnaast treden overeenkomstig de statuten één of meer van de bestuursleden af en worden door de vergadering kandidaten voor de te vervullen vacatures gekozen. Tenslotte vindt tijdens de najaarsvergadering de uitreiking plaats van de ‘Sander Waayenberg’ bokaal en van eventuele verenigingsdecoraties.

AGENDA
1.    Opening (20.00 uur)
2.    Ingekomen stukken en mededelingen
3.    Notulen van de algemene vergadering van 27 juni 2011: ter vaststelling.
4.    De rekening en verantwoording over het afgelopen boekjaar: ter vaststelling (na advies daarover door de financiële commissie)
5.    Het jaarverslag van het bestuur: ter vaststelling
6.    De jaarverslagen: ter kennisneming
a.    afdeling synchroon zwemmen
b.    afdeling waterpolo
c.    zwemgroep Fit & Fun
d.    Activiteitencommissie
7.    Verkiezing bestuursleden en leden van door ALV ingestelde commissies
8.    Uitreiking ‘Sander Waayenbergbokaal’ en eventuele verenigingsdecoraties
9.    Rondvraag
10.    Sluiting (ca. 22.30 uur)
Toelichting op de agendapunten

Punten 3 t/m 6: De notulen, het jaarverslag van het bestuur, de jaarverslagen van de sportafdelingen, zwemgroepen en activiteitencommissie en de jaarrekening kunnen een dag voor de vergadering worden opgevraagd bij het bestuurssecretariaat. De stukken zijn op de avond van de vergadering in de Dolfijn beschikbaar vanaf 19.30 uur. Het verslag van de financiële commissie wordt ter vergadering uitgereikt en toegelicht.

Punt 7: Verkiezing bestuursleden.
De bestuursleden worden gekozen voor de tijd van drie jaar (tenzij lidmaatschap eindigt door overlijden of bedanken of beëindiging lidmaatschap). Jaarlijks treden één of meer van deze bestuursleden af in de ALV waarin het bestuur rekening en verantwoording doet over het afgelopen boekjaar. Aftreding geschiedt volgens rooster en vindt plaats ongeacht of de termijn van drie jaar al is verstreken. Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster de plaats van diens voorganger in.

Volgens het rooster treden dit jaar af, de 1e secretaris; Marjolein Slings, de 2e penningmeester (vacature) en de voorzitter van de Waterpolo commissie; John van Beek. Beiden hebben zich bereid verklaard hun functie te blijven vervullen.

Dit jaar treedt Hans Frankenmolen af als voorzitter. Hij is ruim 12 jaar onafgebroken voorzitter geweest. Rob Schmidt is kandidaat voor de functie van voorzitter. Michiel de Jong is kandidaat voor de functie van vice-voorzitter.

Vacant is de functie van 2e penningmeester/algemeen lid/vertegenwoordiger Fit en Fun. Om de huidige functies van penningmeester en voorzitter te ontlasten willen wij deze functie erg graag ingevuld zien. Vrijwilligers worden hierbij opgeroepen zich aan te melden bij Rob Schmidt of Michiel de Jong.

Punt 7: benoeming leden financiële commissie
De financiële commissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de algemene vergadering (najaarsvergadering) verslag van haar bevindingen uit. De commissie bestaat uit tenminste twee personen, welke geen deel mogen uitmaken van het bestuur. De leden worden door de algemene vergadering benoemd voor een periode van 2 jaar en zijn slechts eenmaal herkiesbaar voor een 2e periode van 2 jaar.

Yaniek Schmidt  is voor het 2e jaar lid en stelt zich opnieuw herkiesbaar. Joyce Rijken is bezig aan haar 2e periode van 2 jaar.

Punt 8: Sander Waayenberg bokaal en verenigingsdecoraties  
De Sander Waayenberg bokaal wordt uitgereikt aan een vrijwilliger die het afgelopen jaar (of langer) erg veel voor Polar Bears heeft betekend.

Een uitreiking van een verenigingsdecoratie vindt plaats aan leden die door hun langdurige inzet in hoge mate het algemeen zwemsportbelang hebben gediend en binnen de vereniging een grote staat van dienst hebben opgebouwd.